การเขียนเชิงกิจธุระหมายถึงหน้าที่ที่พึงกระทำ การเขียนเชิงกิจธุระมีมากมายหลายแบบ บทเรียนในวันนี้จะพาน้อง ๆ ไปเรียนรู้ การเขียนประกาศ ซึ่งเป็นการเขียนเชิงกิจธุระรูปแบบหนึ่ง เราไปดูพร้อมกันเลยค่ะว่าการเขียนประเภทนี้จะมีวิธีการอย่างไรบ้าง

การเขียนเชิงกิจธุระ

การเขียนประกาศ

ประกาศ เป็นการสื่อสารที่ใช้เผยแพร่โดยกว้าง ให้บุคคลทุกระดับในหน่วยงานหรือบุคคลภายนอกได้อ่านและมีความเข้าใจที่ตรงกัน โดยอาศัยสื่อสาธารณะชนิดใดชนิดหนึ่งเป็นการแจ้งให้ทราบและปฏิบัติตาม อย่างเช่น หนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์ ป้ายประกาศต่าง ๆ การใช้ภาษาในการประกาศนั้นจะไม่ใช้ข้อความยาว ๆ หรือละเอียดซับซ้อนเกินกว่าการทำความเข้าใจของผู้อ่าน โดยเฉพาะส่วนที่สำคัญ ๆ ที่จะต้องเขียนให้ชัดเจน ซึ่งการเขียนประกาศนั้นจะสามารถแบ่งแยกย่อยออกไปได้อีก 2 ประเภท ดังนี้

การเขียนประกาศอย่างเป็นทางการ

การประกาศอย่างเป็นทางการจะยาวและละเอียดเพราะมักเกี่ยวเนื่องกับตัวบทกฎหมาย แต่ไม่ใช่ข้อความที่อ่านยาก หรือวกไปวนมา เพราะเป็นประกาศที่มีจุดมุ่งหมายในการแจ้งให้บุคคลทั่วไปได้ทราบและปฏิบัติตาม ภาษาที่ใช้จะเป็นทางการตามลักษณะของประกาศ กระชับ มีลักษณะที่คล้ายกับหนังสือราชการ มักเป็นประกาศขององค์การและหน่วยงานราชการต่าง ๆ ในประกาศนั้นจะประกอบไปด้วยชื่อหน่วยงานหรือองค์การที่ออกประกาศ เรื่องที่ประกาศ เนื้อหาของเรื่องที่ประกาศและในเนื้อความก็จะประกอบไปด้วยเหตุผลความเป็นมาเพื่อเกริ่นนำเล็กน้อยก่อนจะบอกจุดประสงค์และรายละเอียด ตามตัววันเดือนปีขณะที่ออกประกาศ สุดท้ายเป็นการลงนามผู้ออกประกาศ

การเขียนประกาศอย่างไม่เป็นทางการ

ประกาศอย่างไม่เป็นทางการเป็นประกาศทั่ว ๆ ไป ที่ออกจากหน่วยงาน บุคคลหรือองค์การ เพื่อแจ้งข้อมูลให้ประชาชนทั่วไปทราบ เช่น ประกาศรับสมัครงาน ประกาศร่วมอบรมทักษะต่าง ๆ ประกาศเชิญให้เข้าร่วมประกวดเขียนนิยาย เป็นต้น ในเนื้อหาของการประกาศประเภทนี้ก็จะแตกต่างจากประกาศอย่างเป็นทางการ คือยังมีชื่อหน่วยงาน หรือองค์กร เรื่องที่ประกาศ เนื้อความอันประกอบไปด้วยเหตุผล ความเป็นมา จุดประสงค์ รายละเอียด ปิดท้ายด้วยลงวันที่ของวันที่ประกาศ แต่ภาษาที่ใช้จะไม่ได้เป็นทางการเท่าหนังสือราชการ มีเนื้อหากระชับ ไม่ซับซ้อน

ข้อจำกัดของการเขียนประกาศ

เมื่อประกาศถูกประกาศออกไปแล้ว ผู้รับสารจะไม่สามารถซักถามใด ๆ เกี่ยวกับประกาศได้หากมีข้อสงสัย ทำไมการเขียนประกาศนั้นจะต้องคำนึงถึงผู้รับสารเป็นอันดับแรกว่าการเขียน เขียนไปแล้วคนจะเข้าใจได้มากน้อยแค่ไหน เพราะถ้าหากเขียนไม่เข้าใจ ไม่ชัดเจน ก็จะทำให้การสื่อสารคลาดเคลื่อน ทำให้การประกาศที่เขียนออกไปนั้นไม่เกิดประโยชน์

ประกาศที่ดีจะต้องมีลักษณะอย่างไร?

การเขียนประกาศ เป็นสิ่งที่เราได้ใช้และได้เห็นกันอยู่ในชีวิตประจำวัน ดังนั้นบทเรียนในเรื่องการเขียนเรื่องนี้จึงมีความสำคัญมาก น้อง ๆ จะต้องได้ใช้ในอนาคตอย่างแน่นอนค่ะ ก่อนจากกัน ถ้าน้อง ๆ คนไหนอยากฟังคำอธิบายเพิ่มเติมให้เห็นภาพชัดเจนมากขึ้น ก็อย่าลืมตามไปดูคลิปการสอนของครูอุ้มนะคะ รับรองว่าจะเข้าใจการเขียนในลักษณะนี้และสามารถเขียนกันได้ทุกคนแน่นอนค่ะ ไปดูกันเลยนะคะ

อย่าพลาดการติดตามบทความภาษาไทยจาก nockacademy